Os seus dados e o RGPD¶
Na Sooma, o email é tratado como aquilo que é: correspondência privada. Os dados ficam na União Europeia, sujeitos apenas ao RGPD e à lei europeia, e não são lidos nem usados para publicidade.
Quem é responsável pelos seus dados¶
Depende da relação:
- Se a sua caixa de correio é da empresa onde trabalha, a empresa é a responsável pelo tratamento e a Sooma é subcontratante (art. 28.º do RGPD). A Sooma guarda e transmite as mensagens, anexos, contactos e calendários em nome da empresa, segundo as instruções dela.
- Para os dados de conta, faturação e contacto do cliente, a Sooma é a responsável pelo tratamento.
Para as empresas clientes, está disponível um acordo de tratamento de dados (DPA), anexo ao contrato de serviço. Pode pedi-lo a dpo@sooma.com.
Onde ficam os dados¶
- Os servidores estão no centro de dados da NOS, em Portugal.
- As cópias de segurança ficam em Berlim, na Alemanha.
- Não há transferências de dados pessoais para fora da União Europeia.
A Sooma é uma empresa portuguesa e não está abrangida por leis de acesso extraterritorial de países terceiros, como o CLOUD Act norte-americano. Qualquer acesso aos dados só é possível ao abrigo da lei portuguesa, com controlo judicial.
Como são protegidos¶
- Em trânsito: toda a comunicação (webmail, IMAP, SMTP) circula cifrada com TLS, sem exceções.
- Em repouso: as mensagens ficam guardadas cifradas (AES-256) nos servidores.
- Redundância: a infraestrutura é redundante e há cópias de segurança regulares, para que uma avaria não signifique perda de dados.
- Acesso da equipa: limitado ao mínimo necessário, com autenticação dedicada e registo de quem acede a quê. A equipa está na Europa.
A Sooma está a implementar a norma ISO/IEC 27001 e o alinhamento com a Diretiva NIS2. As certificações em vigor estão em Certificações.
Do seu lado, também pode proteger a conta: veja Alterar e recuperar a palavra-passe e Reconhecer phishing e fraudes.
O que não fazemos¶
As mensagens não são lidas, indexadas nem usadas para criar perfis de publicidade. O conteúdo das caixas de correio não é analisado para fins comerciais, publicitários ou de definição de perfis.
Durante quanto tempo guardamos os dados¶
| Dados | Prazo |
|---|---|
| Conteúdo das caixas de correio | apagado 60 dias após o fim do serviço |
| Registos técnicos (logs) | 14 dias |
| Dados de conta, faturação e contacto | durante o contrato e até 10 anos após o seu fim (obrigações legais e fiscais) |
| Certificados do Correio Registado | 10 anos |
Antes de terminar o serviço, guarde o que precisar: veja Levar os seus dados.
Pedidos de autoridades¶
Os dados só são fornecidos quando o pedido é legalmente válido e formalmente correto: a Sooma verifica a competência da entidade, a base legal, a autorização judicial e a proporcionalidade. Não são entregues dados a autoridades de países terceiros com base em pedidos diretos, e não existe nenhum mecanismo de acesso permanente ou automático por parte de autoridades.
A Sooma publica anualmente um Relatório de Transparência. Entre 1 de janeiro e 31 de agosto de 2026 recebeu zero pedidos de autoridades.
Os seus direitos¶
O RGPD dá-lhe direito de acesso, retificação, apagamento, limitação, portabilidade e oposição ao tratamento dos seus dados.
- Dados da caixa de correio da empresa: como a empresa é a responsável, dirija o pedido primeiro ao administrador ou ao encarregado de proteção de dados da sua empresa. A Sooma apoia a empresa a responder.
- Dados de conta e faturação, ou dúvidas sobre o tratamento feito pela Sooma: escreva para dpo@sooma.com. Respondemos no prazo máximo de 30 dias.
Se considerar que os seus direitos não foram respeitados, pode apresentar reclamação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (cnpd.pt).
Levar os seus dados¶
Os seus dados são seus e usam formatos abertos, por isso pode levá-los para onde quiser:
- Contactos: exporte em vCard (.vcf). Veja Importar e exportar.
- Calendários: exporte em iCalendar (.ics), pelo mesmo artigo.
- Mensagens: qualquer aplicação IMAP (Outlook, Thunderbird, Apple Mail) descarrega a caixa completa. No Outlook, pode guardar tudo num ficheiro: veja Cópia de segurança com o Outlook. No webmail, pode também guardar uma mensagem como ficheiro .eml. Para exportar caixas inteiras ou muitas contas, fale com o suporte.