Sus datos y el RGPD¶
En Sooma, el correo se trata como lo que es: correspondencia privada. Los datos permanecen en la Unión Europea, sujetos únicamente al RGPD y a la legislación europea, y no se leen ni se usan para publicidad.
Quién es responsable de sus datos¶
Depende de la relación:
- Si su buzón pertenece a la empresa en la que trabaja, la empresa es la responsable del tratamiento y Sooma es el encargado del tratamiento (art. 28 del RGPD). Sooma almacena y transmite los mensajes, adjuntos, contactos y calendarios en nombre de la empresa, según sus instrucciones.
- Para los datos de cuenta, facturación y contacto del cliente, Sooma es la responsable del tratamiento.
Las empresas clientes disponen de un acuerdo de encargo del tratamiento (DPA), anexo al contrato de servicio. Puede solicitarlo en dpo@sooma.com.
Dónde se guardan los datos¶
- Los servidores están en el centro de datos de NOS, en Portugal.
- Las copias de seguridad se guardan en Berlín, Alemania.
- No hay transferencias de datos personales fuera de la Unión Europea.
Sooma es una empresa portuguesa y no está sujeta a leyes de acceso extraterritorial de terceros países, como la CLOUD Act estadounidense. Cualquier acceso a los datos solo es posible al amparo de la ley portuguesa, con control judicial.
Cómo se protegen¶
- En tránsito: toda la comunicación (webmail, IMAP, SMTP) viaja cifrada con TLS, sin excepciones.
- En reposo: los mensajes se guardan cifrados (AES-256) en los servidores.
- Redundancia: la infraestructura es redundante y hay copias de seguridad periódicas, para que una avería no suponga pérdida de datos.
- Acceso del equipo: limitado al mínimo necesario, con autenticación dedicada y registro de quién accede a qué. El equipo está en Europa.
Sooma está implantando la norma ISO/IEC 27001 y la alineación con la Directiva NIS2. Las certificaciones vigentes figuran en Certifications (en inglés).
Usted también puede proteger su cuenta: consulte Cambiar y recuperar la contraseña y Reconocer phishing y fraudes.
Lo que no hacemos¶
Los mensajes no se leen, no se indexan ni se usan para crear perfiles publicitarios. El contenido de los buzones no se analiza con fines comerciales, publicitarios ni de elaboración de perfiles.
Cuánto tiempo guardamos los datos¶
| Datos | Plazo |
|---|---|
| Contenido de los buzones | se elimina 60 días después del fin del servicio |
| Registros técnicos (logs) | 14 días |
| Datos de cuenta, facturación y contacto | durante el contrato y hasta 10 años después de su fin (obligaciones legales y fiscales) |
| Certificados del Correo Certificado | 10 años |
Antes de terminar el servicio, guarde lo que necesite: consulte Llevarse sus datos.
Solicitudes de autoridades¶
Los datos solo se facilitan cuando la solicitud es legalmente válida y formalmente correcta: Sooma comprueba la competencia de la entidad, la base legal, la autorización judicial y la proporcionalidad. No se entregan datos a autoridades de terceros países a partir de solicitudes directas, y no existe ningún mecanismo de acceso permanente o automático por parte de autoridades.
Sooma publica cada año un Informe de Transparencia (en inglés). Entre el 1 de enero y el 31 de agosto de 2026 recibió cero solicitudes de autoridades.
Sus derechos¶
El RGPD le reconoce los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición al tratamiento de sus datos.
- Datos del buzón de la empresa: como la empresa es la responsable, dirija primero su solicitud al administrador o al delegado de protección de datos de su empresa. Sooma ayuda a la empresa a responder.
- Datos de cuenta y facturación, o dudas sobre el tratamiento que hace Sooma: escriba a dpo@sooma.com. Respondemos en un plazo máximo de 30 días.
Si considera que no se han respetado sus derechos, puede presentar una reclamación ante la autoridad de control. En Portugal es la Comissão Nacional de Proteção de Dados (cnpd.pt); en España, la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).
Llevarse sus datos¶
Sus datos son suyos y usan formatos abiertos, así que puede llevarlos a donde quiera:
- Contactos: expórtelos en vCard (.vcf). Consulte Importar y exportar.
- Calendarios: expórtelos en iCalendar (.ics), desde el mismo artículo.
- Mensajes: cualquier aplicación IMAP (Outlook, Thunderbird, Apple Mail) descarga el buzón completo. En Outlook puede guardarlo todo en un archivo: consulte Copia de seguridad con Outlook. En el webmail también puede guardar un mensaje como archivo .eml. Para exportar buzones completos o muchas cuentas, contacte con soporte.