I Suoi dati e il GDPR¶
In Sooma, la posta elettronica è trattata per quello che è: corrispondenza privata. I dati restano nell'Unione europea, soggetti solo al GDPR e al diritto europeo, e non vengono letti né usati per la pubblicità.
Chi è responsabile dei Suoi dati¶
Dipende dal rapporto:
- Se la Sua casella appartiene all'azienda per cui lavora, l'azienda è il titolare del trattamento e Sooma è il responsabile del trattamento (art. 28 GDPR). Sooma conserva e trasmette messaggi, allegati, contatti e calendari per conto dell'azienda, secondo le sue istruzioni.
- Per i dati di account, fatturazione e contatto del cliente, Sooma è il titolare del trattamento.
Per le aziende clienti è disponibile un accordo sul trattamento dei dati (DPA), allegato al contratto di servizio. Può richiederlo a dpo@sooma.com.
Dove sono conservati i dati¶
- I server si trovano nel data center di NOS, in Portogallo.
- I backup sono conservati a Berlino, in Germania.
- Non ci sono trasferimenti di dati personali al di fuori dell'Unione europea.
Sooma è un'azienda portoghese e non è soggetta a leggi di accesso extraterritoriale di paesi terzi, come il CLOUD Act statunitense. Qualsiasi accesso ai dati è possibile solo ai sensi della legge portoghese, con controllo giudiziario.
Come sono protetti¶
- In transito: tutte le comunicazioni (webmail, IMAP, SMTP) viaggiano cifrate con TLS, senza eccezioni.
- A riposo: i messaggi sono conservati cifrati (AES-256) sui server.
- Ridondanza: l'infrastruttura è ridondante e i backup sono regolari, così un guasto non comporta perdita di dati.
- Accesso del personale: limitato al minimo indispensabile, con autenticazione dedicata e registro di chi accede a cosa. Il team è in Europa.
Sooma sta implementando la norma ISO/IEC 27001 e l'allineamento con la Direttiva NIS2. Le certificazioni in vigore sono elencate in Certifications (in inglese).
Anche Lei può proteggere il Suo account: veda Cambiare e recuperare la password e Riconoscere phishing e frodi.
Cosa non facciamo¶
I messaggi non vengono letti, indicizzati né usati per creare profili pubblicitari. Il contenuto delle caselle non viene analizzato per finalità commerciali, pubblicitarie o di profilazione.
Per quanto tempo conserviamo i dati¶
| Dati | Periodo |
|---|---|
| Contenuto delle caselle | eliminato 60 giorni dopo la fine del servizio |
| Registri tecnici (log) | 14 giorni |
| Dati di account, fatturazione e contatto | per la durata del contratto e fino a 10 anni dopo la sua fine (obblighi legali e fiscali) |
| Certificati della Posta Certificata | 10 anni |
Prima di terminare il servizio, conservi ciò che Le serve: veda Portare con sé i propri dati.
Richieste delle autorità¶
I dati vengono forniti solo quando la richiesta è legalmente valida e formalmente corretta: Sooma verifica la competenza dell'ente, la base giuridica, l'autorizzazione giudiziaria e la proporzionalità. Non vengono consegnati dati ad autorità di paesi terzi sulla base di richieste dirette, e non esiste alcun meccanismo di accesso permanente o automatico da parte delle autorità.
Sooma pubblica ogni anno un Rapporto sulla trasparenza (in inglese). Tra il 1° gennaio e il 31 agosto 2026 ha ricevuto zero richieste dalle autorità.
I Suoi diritti¶
Il GDPR Le riconosce i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione al trattamento dei Suoi dati.
- Dati della casella aziendale: poiché il titolare è l'azienda, rivolga la richiesta innanzitutto all'amministratore o al responsabile della protezione dei dati della Sua azienda. Sooma aiuta l'azienda a rispondere.
- Dati di account e fatturazione, o domande sul trattamento svolto da Sooma: scriva a dpo@sooma.com. Rispondiamo entro 30 giorni al massimo.
Se ritiene che i Suoi diritti non siano stati rispettati, può presentare reclamo all'autorità di controllo. In Portogallo è la Comissão Nacional de Proteção de Dados (cnpd.pt); in Italia, il Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it).
Portare con sé i propri dati¶
I Suoi dati sono Suoi e usano formati aperti, quindi può portarli dove vuole:
- Contatti: li esporti in vCard (.vcf). Veda Importare ed esportare.
- Calendari: li esporti in iCalendar (.ics), dallo stesso articolo.
- Messaggi: qualsiasi applicazione IMAP (Outlook, Thunderbird, Apple Mail) scarica la casella completa. In Outlook può salvare tutto in un file: veda Backup con Outlook. Nel webmail può anche salvare un messaggio come file .eml. Per esportare caselle intere o molti account, contatti il supporto.